你也能当时间管理高手,别把时间用错地方了--李翠卿

卖布的 · 发表于 2004-12-22 09:54

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只要是懂得“排”时间和“偷”时间的窍门，每个人都可以聪明、从容过日子。     企管专家马可·麦西尼曾说过一个小故事：想像有一个户头，每天存进86,400元随意让你使用，不过，每天晚上12点以后，不管你有没有花完，就自动归零，隔天又存入86,400元，如此周而复始。 　　若这个户头是你的，你会怎么做？一一定是想尽办法，充分利用每一块钱，甚至会想办法把这些钱转投资成其他资产吧？ 　　事实上，每个人真的有一个这样的户头，只不过存取的不是金钱，而是时间，每天存进86,400秒，只能提取，不能增加。 　　现在，你知道该怎么做了吗？ 小心！9大时间杀手 　　“我真的很想把事情做好，可是我时间不够用！” 　　你是否常有这种感慨？事实上，我们可能不是真的没时间，而是我们把时间拿去做错误的“采买”了，不知不觉浪费掉大好时光。 　　以下列举偷走我们时间的9大杀手，若能有效改进或防范，必能大大减少“力不从心”的遗憾。     时间杀手 1 不分轻重缓急 　　缺乏计划的努力，常常只是做虚功而已，用尽全力，却仍挥棒落空。 　　光是建立工作待办事项的清单是不够的，必须厘清各项任务之间“轻重缓急”的关系，否则非常可能会陷入琐事的地狱中，花费庞大心力处理其实并不是那么重要的事情，延搁了真正要紧的事，制造日后的危机。     时间杀手 2 电话与不速之客 　　电话与非预期的访客所占去的时间是很难估算的，因为我们永远不知道对方会占用多久，也许一通电话，一个上午就泡汤了。 　　许多时间管理专家建议可以多利用语音留言的功能，过滤不必要的来电，或是长话短说，若不是非常紧急的事，不妨礼貌告诉对方何时会回覆，等到手头的事情告一段落以后，再行回覆。不在预期中的访客比较难以控制，但仍应掌握“长话短说”的原则。     时间杀手 3 工作环境芜乱 　　据统计，办公桌面杂乱或资料乱放，会让人平均每年多浪费掉6周的时间。要维持生产力，必须养成物归原处的习惯，并且把搜集到的资料整理归档，别让文件泛滥，减少找寻文具或资料的时间。     时间杀手 4 不会说No的烂好人 　　《时间管理十堂课》的作者罗勃·布莱说：“世上最容易犯的错，就是许下过多的承诺。” 　　因为不善拒绝，名嘴戴晨志过去曾一天排过3场演讲，但他发现，这样只是把自己累坏，而且挤压到其他时间，所以他现在一周至多接受两三场演讲邀约，接受邀约之前，一定审慎评估，“若不懂得说No，就会累死自己！” 　　富邦金控执行副总经理兼财务长龚天行虽位居高阶主管，但却能做到天天回家吃晚饭，其中一个秘诀就是，“除非绝对必要，否则我几乎没有应酬。” 　　当自己实在力有未逮时，应该学着坚定地说No，不要牵扯在太多“不好意思”的情绪中。也别用“让我考虑看看……”这种模棱两可的回答暂时闪避别人的要求，这对他人也不公平，若真的无法兑现诺言，最好还是直接言明。        时间杀手 5 拖延的坏习惯 　　进度落后是工作成效差的重要原因。不少人不见棺材不掉泪，习惯把事情积压到截止期限前才处理，但那个时候已经火烧屁股了，最后不但未能如期完成，仓促下赶工的工作品质也常出现瑕疵。 　　罗勃·布莱建议，特别是处理大型专案时，更应把计划切分为好几部分，按部就班完成，即使是多么艰巨的专案，只要切成小部分，也就没那么吓人，可以各个击破。     时间杀手 6 一次想完成太多事情 　　正所谓“贪多嚼不烂”，订定任何目标时，都应衡量自己的资源与时间，不要一口气想要完成太多计划，到最后可能会处处落空。     时间杀手 7 事必躬亲不懂授权 　　在授权或与他人合作之前，必须先想清楚可能的风险，选择适合的授权或合作对象，一旦决定以后，就不要再事事插手，如此不但打乱自己的时间规划，也会给下属或工作伙伴不被信任的感觉。     时间杀手 8 不必要的会议 　　几乎所有的时间管理书籍都会把“不必要的会议”列为耽搁时间的重要因素。好的会议固然能收脑力激荡、凝聚共识等效果，但无论如何，开会都应该被视作一个“必要之恶”，即使非开不可，最好能做到准时开始及结束，尽量不要参加不重要的会议，以避免时间消耗。 　　当然，在职场中我们常是“人在江湖，身不由己”。马可·麦西尼建议，若真的无法选择不开会，至少可以选择在自己可以做到的范围内，有效率地进行会议。     时间杀手 9 沉迷于无意义的活动 　　这类事即是柯维时间管理矩阵中，归类到第四象限的事，是既不急迫又不重要的事，甚至可以说是一种浪费生命，例如沉溺于电视、八卦瞎掰等。 　　柯维认为，人们受到紧急事件的压迫时，常想“逃避”到第四象限，这和一般能够创造意义的休闲不同，这种逃避只会带来更多的空虚，同时又把未完成的事情推到更紧急的状态。 　　以看电视为例，如果平均每天看电视160分钟，一年花1,000小时，若以75岁的寿命为计，从5岁开始看电视，一生总共得耗上8年的时间看电视！试想，若平白多出8年，你能完成多少梦想？ 　　所以，就像名作家史蒂芬·金说的：“关掉那喋喋不休的盒子吧！”如此你的生活和工作的品质将可大幅改善。     快速做事 Vs. 做正确的事 　　若能够避免上述9项时间管理的障碍，对掌握工作进度一定大有助益，但光是这样的时间管理，还不够深入，真正彻底的时间管理不只是照顾你的“工作”，还得把你的“人生”考虑进去。 　　传统的时间管理，强调的是效率——如何用最短的时间做最多的事情。但新一代的时间管理观念仍旧重视效率，但并不一味强调“快速”，而是要求人们“做正确的事”。 　　“不管飞得多么快的飞机，只要方向错了，一切都白搭，” 急迫的事≠重要的事 　　成功学大师柯维在《与时间有约》一书中，把时间管理分为四代：第一代的时间管理只是“备忘录”，做一件划掉一件；第二代时间管理则开始讲究效率，重视规划与准备，利用行事历与记事簿，订定目标一一执行；第三代除了延续第二代的概念以外，并且把“顺序”的概念加进去，制订出短中长期的目标，按优先次序予以实践。 　　至于执行的方式，不外乎是：设定目标→拟订计划→实践→评估，到这个阶段为止，时间管理仍停留在“提高绩效”上，若能善用这项技巧，确实可以有效改善工作品质、创造绩效。 　　但有太多绩效出众，甚至是功成名就的人，在午夜梦回之际，却常有一种“不知为何而战”的空虚感。 你是急迫性偏执狂吗？ 　　德国时间管理专家罗塔尔·塞维特认为，成功的秘诀，在于下列四种领域的平衡：绩效、健康、人际关系、生命意义。我们的社会型态过度强调绩效，偏废其他三者，以致于逼出了一堆患有“急迫症”的人。 　　我们以为“散漫”是间管理失败的唯一表征，我们很难想像看起来工作效率一流，遭逢危机处变不惊，可能会是有时间管理障碍的人。 　　但事实上，这些习惯与高压共处，甚至潜意识还爱上危机的人，实际上可能患了“急迫性偏执”。他们热中于解决突发状况，并且从忙碌中得到安全感，认为愈忙的人愈重要，闲着简直是是种耻辱，不知不觉中，就成了急事的奴隶。 　　柯维认为，急迫性偏执就好比滥用止痛药，或许问题可以立刻得到抒解，却无法根本治疗。 　　新一代的时间管理观念，强调在设定目标之前，必须先慎重思考“角色”与“人生意义”的问题。简单说，就是一种以“重要的事”，而非“急迫的事”为最高指导原则的时间管理态度。 别忽略“重要但不急的事” 　　事情的轻重缓急，是我们决定处理顺序的根据，只不过，我们通常只把眼光着眼于“紧急”的事情上。 　　“急迫的事，就好比在瓦斯炉上哔哔叫的沸水壶一样，逼得你非得去关掉不可，”然而，急事不等于要事，时间管理要做得好，就是要尽可能降低事情朝紧迫方向发展的可能性。 　　以消防队员的工作为喻，“救火”是处理既重要又紧急的事，但救火在消防队员的工作时间中，所占的比例可能不到7％，剩下的时间，其实是花在预防与救灾等“重要但没有燃眉之急”的事情上，若是这部分做得好，就可以降低火灾发生的机率。 　　“如果我们的工作或生活，每天都处于救火状态，你觉得这样健康吗？” 　　柯维与塞维特这两位大师都把事情按“重要”与“急迫”画分成四等分。第一象限的事既急迫又重要，当然得即刻处理，至于第三象限的事虽然不重要，但由于比较紧急，因此也常耗去人们不少时间，受到这些压力催逼，人们又习惯逃避到第四象限里去喘口气（例如，看电视、闲聊、上网）。 　　最后，被牺牲掉的是第二象限的事：虽然不紧急，但却重要的事。 　　第二象限的事情常与生活品质有关，例如长期的规划、健康、人际关系等，虽没有迫切的危机，但我们若一直未能花时间去耕耘，日后可能未必有机会能弥补。 　　“你不能期待父母永远健康等我们去孝敬、先生（或太太）永远愿意无怨无悔守候，或是自己的身体永远撑得住，”时间管理常是一个取舍的过程，“但你不能把重要的东西提领一空，到那时候就太迟了。” 　　因此，时间管理的最高指导原则，就是花心思在“重要”的事情上，不管它紧不紧急。要分辨急迫的事是否重要，我们可以自问：这件事是否有助于达成某种重要的目标？若答案是否定的，就应该归入第三象限。 　　 以周为单位安排角色 　　以“日”为计划单位的时间管理，很有可能会让事情的急迫性主导我们的优先顺位，不妨以“周”为单位做安排。 　　时间管理专家建议，我们每周应匀出一段完全安静，可以沉思的时间用来规划下一周。 　　“速度不是重点！要紧的是，有没有“重要”的事情放在你的计划中。” 　　首先，厘清我们所扮演的角色（例如工作、朋友、亲子、夫妻以及自我等），思考自己这一周想要如何经营这个角色。 　　要记住的原则是：不是把时间表填满再来排顺序，而是先列出最重要的事情再来排时间，把琐事摆在黄金时段以外的时间去做。 　　比方说，若你认为“自我成长”很重要，希望实践的方法是听一场音乐会或阅读一本书，就得预先空出时段来。当然，你也可以一鱼二吃，例如，若同时也想要多与伴侣互动，不妨可以邀伴侣一起去聆听音乐会，如此只要空出一个时段，就能满足两种需求。 　　把重要事情排好以后，再寻求空档去处理非关键的事情。这些重要时段底定以后，虽不是毫无弹性，但尽量不要去更动取消，如此一来，为了要妥贴照顾到各项需求，必然会有意识地降低无意义的时间浪费（第四象限）。 每天“偷”一点时间做计划 　　毕竟“日”是我们生活的基本单位，完成周计划后，还是有许多日常事务要面对，必须逐日做一些微调。戴晨志就认为“一日之计在于夜”，晚上抽出几分钟，想一想隔天该怎么作息会更有效率。 　　另一位大忙人微软总经理邱丽孟，则要求自己每天8：30以前就进办公室，不待秘书处理，便亲自审视行程表，提早进入工作状况，这个习惯也让她可以在晚上8：30之前回家陪伴家人。 　　常有人抱怨老被时间追着跑，工作生活难两全，其实，只是要懂得“排”时间和“偷”时间的窍门，鱼与熊掌，是绝对可以兼得的。（完） <img src="images/smilies/smile.gif" smilieid="1" border="0" alt="" />

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